قامت دائرة نظم المعلومات والبوابة الإلكترونية التابعة لمركز تكنولوجيا المعلومات في جامعة الأقصى ، بتحليل نظام عمل المراسلات والطلبات ومن ثم بناء نظام مراسلات وطلبات إلكتروني.

وفي هذا السياق ، قال د.م. .يوسف حمودة رئيس مركز تكنولوجيا المعلومات، أن هذه الخطوة تأتي تنفيذاً للخطة الاستراتيجية التي أعدها مركز تكنولوجيا المعلومات، والتي من أهم أهدافها ، أتمتة جميع العمليات الإدارية ، وبناء منظومة خدمات الكترونية متكاملة وشاملة لجميع الأنظمة في الجامعة، و تطوير استخدام الأنظمة الالكترونية بالجامعة ورفع كفاءتها لرفع إنتاجية العمل وتحسين الأداء بالجامعة.
وأكد أن مع إنتهاء بناء هذا النظام، سيتم الإستغناء عن إستخدام المعاملات الورقية الخاصة بالمراسلات والطلبات التي تستخدمها جميع الدوائر والإدارات في الجامعة، والتي تستغرق بعض الوقت في المتابعة والتنفيذ.

هذا وأوضح م. صابر أبو عمرة مدير دائر نظم المعلومات والبوابة الإلكترونية في مركز تكنولوجيا المعلومات، أنّ هذه المنظومة سيكون لها العديد من المميزات ، منها: إنشاء مراسلات علي شكل طلبات إدارية أو أكاديمية أو مهمات لسهولة تصنيف المراسلات، وسهولة حفظ المراسلات والطلبات وتصنيفها والوصول لها  ومتابعتها من خلال حالة المراسلة ونوعها، وسهولة متابعة المهام الموجهة من المدراء  للموظفين بحد زمني.

كما أكد أ.يونس خفاجة مبرمج نظام المراسلات والطلبات الإلكتروني، أن هذا النظام سيحدث تغيير للأفضل في الجامعة، كما أن النظام سيشمل المراسلات الداخلية (طلبات , مراسلات , مهام , تعميمات ) والخارجية ( صادر و وارد) ، كل مراسلة لها حالة من خلالها يمكن تحديد المراسلات الفاعلة والمكتملة والمغلقة، وحفظ الصادر والوارد الخارجي مع امكانية اعادة توجيهه كمراسلة داخلية، وتقييد توجيه المراسلات حسب التسلسل الإداري، يمكن ربط الطلب برقم طالب وبذلك نعرض معلومات الطالب اللازمة في المراسلة للجهات الأكاديمية لإجراء التعديلات اللازمة علي ملف الطلب.

ومن الجدير ذكره، أن هذا النظام سيعمل على التخلص من كل المراسلات والطلبات الورقية في الجامعة وحوسبتها بشكل كامل، ويشمل المراسلات الداخلية والخارجية، ويلتزم بالتسلسل في الهيكل التنظيمي، ويعمل على ترقية مستوى الجامعة في المنافسة.

هذا ، وتتقدم إدارة مركز تكنولوجيا المعلومات ، ممثلة برئيسها د.م. يوسف حمودة بالشكر الجزيل لمعالي رئيس الجامعة د. أيمن صبح راعي عملية التطوير في الجامعة ، كما تتقدم  بالشكر الى الشؤون الإدارية والمالية لحرصها الدائم على توفير كل مقومات التطوير التكنولوجي في الجامعة ، من معدات وبرامج ودورات تدريبية لطواقم شؤون تكنولوجيا المعلومات.