جامعة الاقصى
AL-AQSA UNIVERSITY - GAZA
AL-AQSA UNIVERSITY - GAZA
قسم التدقيق والأرشفة
يعتبر قسم التدقيق والأرشفة من الأقسام الهامة الموجودة في العمادة لما له من أثر في تصميم وتطوير نظام الرقابة الداخلية حيث يقوم القسم بعمليات التدقيق الداخلي لقياس وتقييم أداء موظفي العمادة والـتأكد من أن موظفي العمادة يقومون بالأعمال الموكلة إليهم على أكمل وجه بما يتوافق وأهداف العمادة، وذلك لتحقيق الوقاية من الأخطاء غير المتعمدة واكتشافها والعمل على تصحيحها، وكذلك يقوم القسم بأرشفة المعاملات الخاصة بالطلبة وحفظها بطريقة معينة بحيث يسهل استرجاعها وقت الحاجة.
مهام القسم:
أولاً: التدقيق على قسم المنح والقروض:
أ. المنح والإعفاءات المدخلة: يقوم القسم يومياً بمراجعة ومتابعة التقارير اليومية للمنح والإعفاءات التي يتم تنفيذها للطلبة والتأكد من صحة إدخالها على ضوء القوانين والأنظمة واللوائح والقرارات الخاصة بالإعفاءات، ثم أرشفتها وفق آلية معينة.
ب. القروض:
يقوم القسم فيما يخص القروض بـ:
1. ترتيب ملفات القروض الخاصة بالطلبة وفق الآلية المتبعة وأرشفتها.
2. ترتيب الكمبيالات الخاصة بالطلبة الحاصلين على قرض الصندوق وذلك حسب رقم الكمبيالة ومن ثم إرسالها إلى صندوق إقراض الطلبة.
3. إرسال النماذج الخاصة بإشعارات دفع الطالب للقروض في البنوك إلى صندوق إقراض الطلبة، بعد التأكد من استكمال الأوراق.
4. إرسال التعهدات الخاصة بتسديد القروض (الكفالات) للطلبة الخريجين إلى صندوق إقراض الطلبة بعد التأكد من استكمال الأوراق الخاصة بالكفيل والطالب.
ثانياً: التدقيق على قسم البحث الاجتماعي:
يقوم القسم بإجراء عمليات التدقيق على ملفات البحث الاجتماعي المعتمدة من قبل موظفي البحث الاجتماعي والتأكد من صحة استلام الأوراق الثبوتية الخاصة بالطلبة ، وذلك عن طريق لجنة متخصصة تشكل لهذا الغرض، وتقوم اللجنة برفع تقاريرها وتوصياتها إلى عميد شئون الطلبة ، وذلك بهدف إجراء التحسينات والمساعدة في تطوير القسم.
