قسم الوثائق والمعلومات

قسم الوثائق والمعلومات

تعتبر عمادة القبول والتسجيل من أهم العمادات التي تستعمل الوثائق في غالبية معاملاتها اليومية والمتعلقة بالطلبة والخريجين والملتحقين الجدد بالجامعة وحيث أن أرشفة وأتمتة الوثائق اليومية الخاصة بعمادة القبول والتسجيل والمتعلقة بعمليات التسجيل والتأجيل وإعادة القيد والمعادلات الانسحاب .. الخ وكذلك طلبات الالتحاق للطلبة الجدد ومعاملات الخريجين تضمن الدقة وسلامة المعايير المتعلقة بالعمل الإداري لذا برزت الحاجة الماسة لقسم الوثائق والمع المزيد..

قسم الوثائق والمعلومات آخر تحديث 1/20/2016 1:31:32 PM


تعتبر عمادة القبول والتسجيل من أهم العمادات التي تستعمل الوثائق في غالبية معاملاتها اليومية والمتعلقة بالطلبة والخريجين والملتحقين الجدد بالجامعة وحيث أن أرشفة وأتمتة الوثائق اليومية الخاصة بعمادة القبول والتسجيل والمتعلقة بعمليات التسجيل والتأجيل وإعادة القيد والمعادلات الانسحاب .. الخ وكذلك طلبات الالتحاق للطلبة الجدد ومعاملات الخريجين تضمن الدقة وسلامة المعايير المتعلقة بالعمل الإداري لذا برزت الحاجة الماسة لقسم الوثائق والمعلومات لوجود تراكم واضح في الوثائق ذات الأهمية بحيث يتحتم على عمادة القبول والتسجيل الاحتفاظ بها يدويا إلكترونياً لتوفير الدقة في العمل وتوثيق هذه المعاملات التي تسبب ضياع الكثير من الوقت والجهد للعاملين في عمادة القبول والتسجيل .

أهداف قسم الوثائق والمعلومات:
يهدف الى ضمان عدم ضياع المعاملات أو تلفها نتيجة أي خلل أو فقدان للمعلومات في قاعدة البيانات في الجامعة أو بسبب سوء الاستخدام أو التخريب المتعمد .
دور قسم الوثائق والمعلومات:
  • الاحتفاظ بالوثائق والمستندات وفق المعايير المتبعة سواء يدوية أو إلكترونية .
  • تسهيل عملية استرجاع الوثائق والمعلومات بأسلوب سهل وسريع عند الحاجة إليها.
  • تدقيق الوثائق الخاصة بالطلبة والخريجين لتسهيل العمل وتوفير الجهد والوقت والتكاليف.
  • تحديث الوثائق والمعلومات بما يضمن عدم حدوث ازدواجية وتكدس للوثائق.
  • تطوير السياسات والإجراءات المتعلقة بجمع المستندات وفقا للمعايير المتعارف عليها بما يتماشى مع احتياجات العمادة وتطورها المستقبلي.
  • تصنيف الوثائق وفرزها بصورة سهلة ومرنة وبطريقة ألية تضمن مشاركة المستخدمين في العمادة في الاطلاع على هذه الوثائق.